Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation bildet die Grundlage für eine detaillierte Erfassung und Beschreibung der internen rechnungslegungsbezogenen betrieblichen Abläufe eines Unternehmens. Im Hinblick auf Betriebsprüfungen trägt die Dokumentation eine entscheidende Rolle. Sie ist außerdem ein zentrales Instrument, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten und die Transparenz der internen Prozesse sicherzustellen. 

Am 11. März 2024 erfolgte eine bedeutende Anpassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) an die EU-DAC-7-Richtlinie. Aufgrund der EU-Vorgaben sind Unternehmen vermehrt gefordert, ihre Prozesse detailliert und nachvollziehbar zu dokumentieren, um Sanktionen zu vermeiden und gegenüber Behörden Transparenz zu gewährleisten.

Aktualisierte GoBD: Was ändert sich?

Ende 2019 wurde die Neuverfassung der GoBD veröffentlicht und 2024 wurde sie an die DAC-7-Richtlinien angepasst. Die GoBD beschreibt die Anforderungen an IT-gestützte Prozesse in einem Unternehmen. Die aktualisierte Version stellt weitere Forderungen und bringt den zentralen Aspekt der Verfahrensdokumentation mit sich. Die Verfahrensdokumentation muss sämtliche interne Prozesse vollständig dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation ist verpflichtend für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe oder der Branche und wurde ebenfalls als neuer Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung eingeführt. Im Rahmen einer System- und Betriebsprüfung haben Betriebsprüfer die Möglichkeit, diese jederzeit einzusehen.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil, um nachzuweisen, dass die GoBD-Grundsätze eingehalten werden. Diese Dokumentation umfasst alle notwendigen Verfahrensbestandteile, die für das Verständnis der Buchführung erforderlich sind. Sie beschreibt sämtliche interne Abläufe Ihrer Verwaltung – von der Erstellung Ihrer Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, über den Erhalt, die Bezahlung und Ablage Ihrer Eingangsrechnungen bis hin zu Jahresabschlusserstellung. Die Verfahrensdokumentation muss nach dem GoBD-Erlass für jedes Datenverarbeitung-System vorhanden sein, sodass der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Was passiert bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation?

Das Fehlen der Verfahrensdokumentation gefährdet die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und stellt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage. In solchen Fällen erhält die Finanzverwaltung eine formelle Schätzungsbefugnis, über Umsätze und Sicherheitszuschläge bis zu 10 % auf die erklärten Umsätze erheben zu können. Das birgt für Unternehmen das Risiko beträchtlicher finanzieller Belastungen und kann im schlimmsten Fall zu erheblichen Steuernachzahlungen oder Strafen führen. Das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation ist daher unerlässlich, um solche Konsequenzen zu vermeiden. 

Warum ist die Verfahrensdokumentation auch in Ihrem Interesse?

Eine Verfahrensdokumentation ist ebenfalls im eigenbetrieblichen Interesse, insbesondere für das Risiko- und Qualitätsmanagement, von großer Bedeutung. Die Dokumentation gewährleistet Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance im Unternehmen. Durch die umfassende Erfassung aller internen Abläufe ermöglicht sie daher die frühzeitige Erkennung von Risiken wie Verstöße der gesetzlichen und behördlichen Vorgaben. Darüber hinaus trägt die Verfahrensdokumentation zur effizienten Optimierung der Prozesse bei. Neben den Vorteilen für das Risiko- und Qualitätsmanagement erleichtert die Verfahrensdokumentation mit der gewonnenen Transparenz neuen Mitarbeitern den Einstieg und unterstützt den reibungslosen Ablauf bei einem Systemwechsel. Die Verfahrensdokumentation bietet ebenfalls Unterstützung bei Mitarbeiterfluktuation. Die Dokumentation stellt sicher, dass das gesammelte Wissen aller wichtigen Abläufe, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen verbleibt und nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren geht.

Kassennachschau: Was Sie wissen müssen

Die Kassennachschau betrifft primär bargeldintensive Betriebe. Zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen können Finanzbeamte seit dem 1. Januar 2018 unangekündigt zur Prüfung der Kassenführung erscheinen. Bei dieser Prüfung muss seit dem 11. März 2024 ebenfalls eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sicherzustellen.

Fazit

Eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation bietet neben der gesetzlichen Pflicht auch zahlreiche betriebliche Vorteile. Die internen rechnungslegungsbezogenen Abläufe sollten jederzeit transparent und nachvollziehbar dokumentiert sein, welches die Zusammenarbeit mit der Finanzbehörde erleichtert und zu effizienten und sicheren Prozessen im Unternehmen beiträgt. Sollten Sie Unterstützung oder Beratung im Bereich der Verfahrensdokumentation benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.